1. Vaststellen overlijden

Een sterfgeval moet zo snel mogelijk worden gemeld bij een arts.

Een overlijden moet dan ook door een schouwarts worden vastgesteld. In het ziekenhuis is dit meestal de behandelend arts. Bij een sterfgeval thuis of een verzorgingstehuis is dit meestal de huisarts.

Zodra het overlijden is vastgesteld, ontvangt u van de arts de zogenaamde A- en B-verklaring:

• Op de A-verklaring staat de datum van overlijden
• Op de B-verklaring staat de vermoedelijke doodsoorzaak

De verklaringen heeft u nodig om aangifte te doen bij de burgerlijke stand.

2. Aangifte doen burgerlijke stand

Na een overlijden moet er binnen zes werkdagen aangifte worden gedaan bij de burgerlijke stand.

Aangifte doen voor de burgerlijke stand doet u bij een ambtenaar van de gemeente waar de persoon is overleden. Hiervoor heeft u minimaal het volgende nodig:

• A-verklaring
• B-verklaring (in ongeopende envelop)
• Uw identiteitsbewijs
• Gegevens voor de uitvaart
• Eventueel: trouwboekje

Bij een niet-natuurlijke dood heeft u een verklaring nodig van de Officier van Justitie.

Akte van overlijden

De gemeente draagt er zorg voor dat de overledene wordt uitgeschreven in de basisadministratie. Tevens zal er een akte van overlijden worden opgesteld. Vraag bij de ambtenaar ook om een uittreksel uit het overlijdensregister. Dit document is vaak nodig voor het regelen van zaken na de uitvaart.

Nadat u aangifte heeft gedaan, krijgt u een verlof tot begraven of crematie. Dit is een officieel document waarin toestemming wordt gegeven voor de uitvaart van de overledene.

Tip:

Voor het doen van de aangifte, maakt u zo snel mogelijk een afspraak bij de gemeente, afdeling burgerlijke stand. Daarmee voorkomt u dat u lang moet wachten.

3. Laatste verzorging

Kort na het overlijden is het gebruikelijk dat de overledene wordt gewassen en aangekleed. Dit noemt men ook wel het afleggen van de overledene. Dit is normaal gesproken iets dat door een medewerker van de uitvaartonderneming worden gedaan. Zonder specifieke kennis is het lastig om zelf de laatste verzorging te doen. Het is daarom raadzaam om u hierin goed te verdiepen en eventueel hulp hierbij te vragen.

• Via deze link krijgt u informatie over het protocol bij het afleggen van de overledene.
• Via deze link krijgt u per video instructies.

In sommige situaties, bijvoorbeeld bij overlijden na een ongeval, zal het afleggen van de overledene erg ingewikkeld (en emotioneel zwaar) zijn. In dat geval wordt aangeraden om iemand in te schakelen voor de laatste verzorging.

4. Opbaren

Na het verzorgen van de overledene wordt het lichaam opgebaard. Dit kan thuis, in een mortuarium of in een uitvaartcentrum. Het lichaam zal hier verblijven tot aan de dag van de crematie of begrafenis.

De overledene kan op verschillende manieren worden opgebaard:

• Thuis in zijn/haar eigen bed
• Thuis in een kist
• In een uitvaartcentrum/mortuarium (in de kist)

In een uitvaartcentrum zijn de nodige voorzieningen aanwezig om het lichaam te conserveren tot de dag van de uitvaart. Als het opbaren thuis plaatsvindt, moet het lichaam gekoeld worden. Hiervoor zijn verschillende opties, bijvoorbeeld koeling in het matras of in de kist. Er zijn speciale bedrijven waar u koelvoorzieningen kunt huren.

5. Kist en bloemen

Na het opbaren, is het zaak om een kist te kiezen voor de uitvaart. Er is een grote verscheidenheid aan kisten beschikbaar op de markt, zoals:

• Een klassieke grafkist: massief hout, lak en sierlijke handvaten
• Een moderne grafkist: modern afgewerkte kist van een lichter gekleurd houtsoort
• Een duurzame kist: gemaakt van een snelgroeiende houtsoort (crematies) of een kist die biologisch afbreekbaar is (begrafenis).

Kist zelf maken

Het is ook mogelijk om zelf een kist te maken. Deze moet wel voldoen aan de wettelijke eisen:

• Binnenmaat: lichaamslengte + 15 cm (lengte) en 55 cm (breedte).
• Buitenmaat: 205 x 55 x 75 cm (lengte x breedte x hoogte).
• Materialen: kunststof, glas, karton en metaal zijn niet toegestaan.
• Metalen grepen (indien aanwezig) moeten vanaf buiten te verwijderen zijn.
• Gebruik van gladde, egale bodem.
• Kist moet gesloten kunnen worden.

Lijkwade

In de wet staat overigens niet dat een kist verplicht is. U kunt ook gebruikmaken van een lijkwade, vervaardigd van een vergankelijk materiaal. Houdt er wel rekening mee dat een lijkwade voor sommigen erg confronterend kan zijn, omdat de vorm van het lichaam te zien is.

Bloemen kiezen

Als u een kist gaat uitkiezen, kunt u ook gelijk kijken naar de bloemen voor bij de uitvaart. Een bloemist kan u helpen met het samenstellen van mooie boeketten voor bij de kist en op andere plekken rondom de uitvaart. Bloemen zijn uiteraard niet verplicht.

6. Vervoer

U kunt de overledene niet zomaar met uw eigen auto vervoeren. U moet over een voertuig beschikken waar een gesloten kist in past. De kist moet bovendien tijdens het vervoer worden gesloten.

Voor het tillen en verplaatsen van de kist zijn ten minste 2 personen (maar bij voorkeur 4 personen) nodig. Dit hoeven uiteraard geen medewerkers te zijn van een uitvaartcentrum/uitvaartonderneming. De nabestaanden mogen de kist altijd zelf dragen.

Eventueel kunt u ook rouwvervoer regelen, bijvoorbeeld via een uitvaartcentrum of instantie die hierin is gespecialiseerd. Een rouwauto is voorzien van een verrijdbare baar waar de kist op ligt.

7. Keuze uitvaart

In de wet staat dat een overledene minimaal 36 uur na overlijden mag worden gecremeerd of begraven. De maximale termijn voor een begrafenis of crematie is 6 werkdagen. Daarbij worden feestdagen en weekenden dus niet meegerekend.

Benodigde documentatie

Voordat de crematie of begrafenis kan plaatsvinden, moet de nodige documentatie worden geregeld. Deze moet u paraat hebben zodra u een afspraak heeft gemaakt bij het crematorium/de begraafplaats.

1. Verlof tot begraven of crematie.
2. Formulier waarin u opdracht geeft voor de begrafenis/crematie. Hierin staat de datum, tijd en locatie van de uitvaart, uw persoonsgegevens en de personalia van de overledene. U heeft ook een registratienummer nodig dat correspondeert met de overledene. Het crematorium/de begraafplaats weet welk nummer u moet aanleveren.
3. Ingevuld aanvraagformulier: dit aanvraagformulier kan men meestal downloaden via de website van de begraafplaats of het crematorium. Hier een voorbeeld van een aanvraagformulier (bron: Yarden).

Belangrijk:

Zodra alle documentatie is ingevuld, dient u deze te overhandigen aan de beheerder van het crematorium of de begraafplaats.

Crematie

Als u kiest voor cremeren, maakt u een afspraak bij een crematorium: daarbij is het ook belangrijk om af te spreken van welke diensten u gebruik wilt maken:

• Alleen de crematie zelf (technische crematie).
• De ontvangstkamer voor de directe nabestaanden.
• De aula voor de afscheidsplechtigheid.
• De condoleanceruimte (en catering).

Bij ieder onderdeel moet u zich ook afvragen hoeveel tijd u hiervoor wilt reserveren. Doorgaans wordt er 45 minuten voor een afscheidsplechtigheid gereserveerd en nogmaals 45 minuten in de condoleanceruimte/ontvangstruime.

Begrafenis

Als er wordt gekozen voor een begrafenis zijn er verschillende afwegingen die u moet maken:

• Soort begraafplaats: bijvoorbeeld een gemeentelijke begraafplaats of kerkelijke begraafplaats. Er zijn ook natuurbegraafplaatsen.
• Soort graf: er zijn verschillende soorten graven, bijvoorbeeld een familiegraf, particulier graf of algemeen graf. Wat de verschillen precies zijn, leest u hier

Er geldt een minimale grafrust van 10 jaar. Bij veel particuliere graven geldt standaard een grafrust van 20 jaar. Bovendien bestaat er vaak de mogelijkheid om de grafrust te verlengen of zelfs af te kopen, zodat eeuwige grafrust kan worden gegarandeerd.

8. Afscheidsplechtigheid

Rondom de uitvaart kunt u naar wens één of meerdere afscheidsplechtigheden organiseren.

Leiding

U kunt deze plechtigheden naar wens zelf leiden. Het is dan verstandig om hier een gedetailleerd draaiboek voor te maken, zodat alles in goede banen wordt geleid. Dit kan een behoorlijke uitdaging zijn.

Indien nodig kunt u de leiding overdragen aan een uitvaartverzorger, ritueelbegeleider, priester of pastoor.

Locatie

Als locatie voor de afscheidsplechtigheid kunt u zelf een geschikte locatie uitzoeken, bijvoorbeeld:

• In de aula van het crematorium
• Bij het huis van de overledene
• In een kerk
• In een uitvaartcentrum
• In een zalencomplex

Logischerwijs neemt u contact op met de betreffende locatie rondom het maken van afspraken voor de plechtigheid. Voor gelovigen kan er ook via de kerk of parochie een avondwake worden georganiseerd.

Muziek

Voor een plechtigheid moet u rekening houden met een gemiddelde muziekduur van 4 minuten per nummer. De keuzes rondom de muziek en de hoeveelheid nummers kunt u volledig zelf maken. Doorgaans heeft een plechtigheid van 45 minuten ruimte voor 3 tot 5 muzieknummers. Dit is ook afhankelijk van het aantal sprekers en de lengte van de toespraken.

Als aanvulling op (of in plaats van) muziek kunt u ook gedichten laten voordragen.

Toespraak

Voor een toespraak bij de plechtigheid moet u rekeninghouden met 5 tot 10 minuten per spreker. Hoe lang de toespraken duren, kunt u echter het beste afstemmen met de sprekers.

Doorgaans heeft een plechtigheid van 45 minuten ruimte voor 3 tot 4 sprekers

Condoleanceruimte

In de condoleanceruimte (ook wel ontvangstkamer genoemd) heeft u gelegenheid elkaar te condoleren. Deze gelegenheid wordt vrijwel altijd na de plechtigheden georganiseerd. Doorgaans wordt hiervoor 45 minuten gereserveerd per 75 genodigden op de uitvaart. Voor iedere 25 genodigden is het handig om nog 15 minuten extra te reserveren.

Catering

Het is gebruikelijk om ten minste koffie/thee en cake te serveren in de ontvangstruimte, maar dit kunt u uiteraard zelf invullen. U kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor broodjes, frisdrank, bier en wijn. Uw wensen rondom catering bespreekt u met het crematorium of de begraafplaats. Als u de plechtigheid op een openbare locatie organiseert, kunt u zelf een cateraar inschakelen.

9. Nabestaanden informeren

De directe familie zal natuurlijk al in een eerder stadium op de hoogte zijn gesteld van het overlijden. Maar u wilt natuurlijk ook uw andere familie, vrienden en relaties op de hoogte stellen. Dit kan via een rouwkaart of een rouwadvertentie. Hierin kunt u de details rondom de uitvaart en plechtigheden vermelden en een mooie boodschap bijvoegen om uw overleden dierbare op een waardevolle manier te herinneren.

Rouwkaart

In de meeste gevallen wordt er gekozen voor een rouwkaart om mensen op de hoogte te stellen. Er zijn veel verschillende soorten rouwkaarten verkrijgbaar. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om er zelf een te maken (of te laten maken). Daarbij kunt u volledig vrij zijn van de kleur, vorm en afmeting.

Voor het bedrukken van rouwkaarten kunt u contact opnemen met een drukkerij. Houdt rekening met een levertijd.

Rouwadvertentie

Als u een groter publiek wilt bereiken, kunt u kiezen voor een rouwadvertentie in een krant of huis-aan-huisblad. Steeds vaker wordt echter gekozen voor een online rouwadvertentie.

Als u kiest voor een rouwadvertentie is het raadzaam om u het volgende af te vragen:

• Was de overledene lokaal, regionaal of landelijk bekend bij de mensen?
• In welke kringen bewoog de overledene zich? Bijvoorbeeld in de politiek of het verenigingsleven?
• Hoeveel extra mensen kunnen er op de uitvaart komen als gevolg van de rouwadvertentie?

10. Asbestemming of grafmonument

Na de crematie wordt het as nog vier weken bewaard, nadat het mag worden vrijgegeven. Er zijn tal van mogelijkheden voor de asbestemming, bijvoorbeeld:

• Bewaren van as in een urn
• Verwerken van as in een sieraad of tatoeage
• Verstrooien van as in de natuur, over zee of gewoon in de tuin

Na een begrafenis kunt u ook een mooi grafmonument laten plaatsen. Ook hier zijn diverse mogelijkheden voor. Een grafmonument kunt u laten maken door een natuurbeeldhouwer.

11. Uitvaartverzekering

Als u met uw nabestaanden voor uw overlijden heeft afgesproken om de uitvaart volledig zelf te regelen, maakt u waarschijnlijk veel minder kosten dan als u de uitvaart laat regelen via een uitvaartverzorger. Hier kunt u rekening mee houden bij het afsluiten van een uitvaartverzekering.

Is het bovenstaande niet aan de orde? Dan is het in ieder geval zaak om te controleren of uw overleden dierbare in het bezit is van een uitvaartverzekering. Soms is dit niet direct te achterhalen, bijvoorbeeld omdat de polis is zoekgeraakt of de uitvaartverzekeraar niet bekend is. Geef in dat geval niet op en controleer altijd of er een oude polis aanwezig is die kan worden verzilverd.

12. Na de uitvaart

Ook na de uitvaart moet er heel veel geregeld worden. Denk aan het regelen van bankzaken, de erfenis, belastingen, het beëindigen van lidmaatschappen/abonnementen en het opzeggen van sociale media accounts.

Op Uitvaartverzekering.nl staat een uitgebreid stappenplan dat hier goed van pas bij kan komen.